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Politique de confidentialité de ONCAT pour le site Web

Introduction :

Au Conseil pour l’articulation et le transfert - Ontario (CATON), nous nous engageons à protéger la confidentialité de nos clients, des intervenants et des membres du public en contact avec nous. Notre objectif consiste à respecter les normes sur la vie privée de l’Association canadienne de normalisation : Principes de protection des renseignements personnels, comme suit :

Au CATON, nous avons mis en place des règles au sein de l’organisation pour veiller à ce que les renseignements personnels demeurent en sécurité, confidentiels et exacts.

Les renseignements personnels renvoient à toute information qui permettrait d’identifier une personne, par exemple : nom et adresse, numéro de téléphone et adresse courriel, renseignements financiers ou bancaires, renseignements concernant les études ou les emplois antérieurs. Les renseignements personnels ne comprennent pas l’information qui a été anonymisée, regroupée ou combinée avec d’autres détails de manière à ce qu’il soit impossible d’identifier une personne.

Vous trouverez ci-dessous d’autres détails concernant la façon dont nous protégeons votre confidentialité. Nous avons créé notre politique de confidentialité en nous basant sur les normes de confidentialité de la CSA, ainsi que sur les règles de confidentialité qui se trouvent dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario.

Contenu

La présente politique de confidentialité décrit comment le CATON protège vos renseignements personnels. La politique décrit pourquoi le CATON collecte certaines sortes de renseignements personnels, et comment cette information est utilisée et protégée. Elle décrit également vos droits d’accès à vos propres renseignements et vos droits de correction.

Dans la présente politique de confidentialité, « CATON », « nous », « notre » et « nos » renvoient au Conseil pour l’articulation et le transfert - Ontario. « Client », « intervenant », « fournisseur », « vous », « votre » et « vos » renvoient à toute personne qui fournit des renseignements personnels à des fins spécifiques.

Cependant, la présente politique de confidentialité ne s’applique pas à l’information relative aux entreprises ou aux établissements postsecondaires qui font des affaires à titre d’entreprises, de partenariats ou de toute autre forme d’association. Toutefois, le CATON protège la confidentialité de cette information conformément à la loi, aux codes de conduite des établissements, aux ententes contractuelles et à nos propres politiques.

En concluant une entente avec nous, en utilisant notre site Web ou en nous fournissant autrement des renseignements personnels, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente politique de confidentialité, telles qu’elles existent actuellement. Puisque nous avons le droit de modifier à l’occasion les modalités de la présente politique de confidentialité, nous vous recommandons de la consulter de temps à autre.

Responsabilité

Le CATON est responsable de protéger les renseignements personnels qu’il détient relativement à ses clients et à ses intervenants, ou qu’il peut divulguer à des tiers (c.-à-d., à des fournisseurs de services, à des établissements postsecondaires) pour diverses raisons. Le CATON a conclu plusieurs contrats et ententes avec des tiers. Ces contrats font en sorte que les tiers doivent assurer le même niveau de protection de la vie privée que le CATON.

Le CATON a formé tout son personnel afin qu’il comprenne les règles relatives à la vie privée et ses obligations en matière de protection des renseignements personnels. Des politiques et des procédures sont également en place au sein de l’organisation pour s’assurer que le CATON se conforme aux règles relatives à la vie privée indiquées ici.

Identification des fins

Au moment de demander des renseignements personnels, nous vous expliquerons la raison de cette demande : pourquoi nous collectons les renseignements personnels et ce que nous en ferons. Nous le ferons quand nous vous demanderons l’information.

Par la suite, si nous devons utiliser vos renseignements personnels pour quelque raison que ce soit, nous vous expliquerons la nouvelle utilisation et nous demanderons votre consentement avant de les utiliser. Vous pouvez refuser d’accorder au CATON votre permission d’utiliser les renseignements personnels à cette nouvelle fin, sauf si celle-ci est exigée par la loi. Toutefois, si vous refusez, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains services.

En règle générale, nous utilisons vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :

Consentement

Le CATON demandera votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels au moment où nous les collecterons. Dans la plupart des cas, votre consentement sera exprès. Par exemple, quand vous remplissez un profil et que vous créez un compte au ONTransfert.ca, vous fournissez un consentement exprès pour que la CATON utilise vos renseignements personnels afin de vous fournir de l’information relative aux transferts postsecondaires en Ontario.

Il n’existe que quelques circonstances exceptionnelles lors desquelles le CATON peut collecter, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans que vous ne le sachiez ou sans votre consentement. Ces circonstances sont permises ou exigées par la loi.

Vous pouvez refuser ou retirer en tout temps votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels. Toutefois, le CATON peut exiger que vous fournissiez un avis de votre intention, ou peut vous indiquer que votre refus ou votre retrait de consentement n’est pas possible pour certaines raisons. Vous devez savoir que votre refus à consentir, ou votre retrait de consentement, peut signifier que le CATON ne sera pas en mesure de vous fournir certains services. Nous vous expliquerons les conséquences de votre retrait ou de votre refus de fournir votre consentement.

Limite de collecte

Le CATON ne demandera pas plus de renseignements personnels qu’il n’en a besoin pour la ou les raisons exprimées.

Voici les types de renseignements que nous pourrions demander :

Limite d’utilisation, de divulgation et de rétention

Le CATON n’utilisera pas vos renseignements personnels, sauf aux fins fournies quand nous les avons collectés la première fois auprès de vous. Nous ne divulguerons pas les renseignements personnels sans votre consentement écrit, sauf si une telle divulgation est raisonnablement prévue.

Le CATON conservera vos renseignements personnels pour aussi longtemps que nécessaire seulement aux fins prévues au moment de la collecte initiale et pour se conformer aux obligations légales et contractuelles. Nous n’échangerons, ni de louerons, ni de vendrons vos renseignements personnels à quiconque pour quelque raison que ce soit.

Le CATON protégera vos renseignements personnels tant qu’il les aura en sa possession. Nous appliquerons nos politiques et échéanciers de rétention des dossiers à vos renseignements personnels. Quand nous n’aurons plus besoin de vos renseignements, nous les détruirons de manière sécuritaire afin qu’ils ne puissent pas être rassemblés et utilisés par d’autres personnes.

Les seuls employés du CATON qui consulteront vos renseignements personnels sont ceux dont les postes nécessitent qu’ils aient accès à vos renseignements.

Exactitude

Le CATON met tout en œuvre pour garder vos renseignements personnels aussi exacts et à jour que possible. Si vous croyez que nous pourrions utiliser des renseignements personnels vous concernant qui sont obsolètes ou inexacts, vous pouvez demander à voir l’information dans nos dossiers et demander des corrections, le cas échéant. D’autres détails concernant ce processus sont fournis dans la section Accès individuel ci-dessous.

Garanties

Quand nous disposons de vos renseignements personnels, nous prenons soin de les protéger afin d’éviter une perte, un vol ou tout accès non autorisé. Cela signifie que nous avons mis en place des règles afin de nous assurer que vos renseignements ne sont pas copiés ou modifiés de quelque façon que ce soit, ou utilisés ou divulgués d’une façon non conforme au consentement que vous nous avez fourni.

La façon dont nous protégeons vos renseignements personnels dépend du format de l’information que nous possédons. Les fichiers papier sont conservés dans des classeurs verrouillés et ils ne sont accessibles qu’aux employés qui ont besoin de l’information pour effectuer leur travail.

Les fichiers électroniques sont protégés par des pare-feu et des mots de passe. Seuls les employés du CATON bénéficient d’un accès par mot de passe. Tous les employés du CATON connaissent leur responsabilité quant à la protection des renseignements personnels.

Transparence

Le CATON a mis en place des politiques et procédures pour protéger les renseignements personnels qu’il possède concernant ses clients et intervenants. Si vous avez des questions relatives à la façon dont vos renseignements personnels sont protégés, si vous voulez corriger ou mettre à jour vos renseignements ou si vous voulez consulter l’information que nous avons dans nos dossiers à votre sujet, veuillez prendre contact avec l’agente de protection de la vie privée du CATON.

Accès individuel

Toute personne peut demander à voir ses renseignements personnels et demander une correction si l’information est inexacte ou obsolète. Il est possible qu’il existe certaines situations où le CATON ne sera pas en mesure de fournir l’accès à tous les renseignements personnels qu’il possède au sujet d’une personne. Ces exceptions sont limitées et spécifiques. Elles comprennent des situations où les renseignements personnels de la personne contiennent des références à d’autres personnes, où l’information a été fournie à titre confidentiel, ou lorsqu’il s’agit d’information ne pouvant pas être divulguée pour des motifs juridiques ou des raisons de sécurité ou de propriété commerciale.

Quand vous formulez une demande pour consulter vos propres renseignements, le CATON vous demande de fournir de l’information pouvant vous identifier afin de pouvoir confirmer votre identité. Nous le faisons pour confirmer votre droit d’accès à vos propres renseignements. Nous n’utilisons vos renseignements permettant de vous identifier pour aucune autre fin.

Si une correction ou une modification est nécessaire, nous apporterons la modification aussi rapidement que possible. S’il existe une divergence d’opinions quant à la nécessité d’une telle correction, une mention de désaccord sera jointe à votre dossier. Dans tous les cas, le CATON transmettra la correction ou la mention de désaccord à tout tiers ayant utilisé les renseignements personnels par le passé.

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