MapIT : Projet de schématisation des processus de transfert institutionnels

Mise à jour : Juillet 2020

Le CATON a récemment choisi 10 établissements postsecondaires qui vont participer au projet MapIT, en vue d’examiner les étapes connues et « en coulisses » du flux de travail des établissements lorsqu’ils reçoivent une demande de transfert, directement ou par l’entremise de l’OCAS/OUAC. En adoptant une approche par consortium et en ayant recours aux services de la société de conseils HESA, le CATON a mené une analyse de l’écart afin de mieux comprendre le processus de transfert dans son ensemble. Chaque établissement a reçu un rapport individuel en fonction des résultats de ses activités de schématisation. Le projet s’est terminé par la tenue de plusieurs séances de partage des connaissances visant à diffuser les apprentissages clés et les possibilités d’amélioration. Le CATON lancera la prochaine phase du projet MapIT pendant l’été.


Aperçu

Le CATON met à l’essai une initiative d’apprentissage en collaboration axée sur la compréhension des pratiques actuelles de transfert au sein des établissements d’enseignement postsecondaire de l’Ontario, et des étapes que franchissent les étudiants qui effectuent un transfert vers un établissement ou à partir d’un établissement. Le CATON a travaillé en étroite collaboration avec des conseillers et d’autres experts en transfert, et il donne suite à leurs recommandations afin de recueillir les renseignements à tirer d’une schématisation détaillée du parcours des étudiants. Cet exercice pourrait appuyer la planification des établissements, le renforcement des capacités et la communication au sein des établissements et entre eux. Plus précisément, la documentation de l’« état actuel » de ces processus contribuera à orienter la conception d’outils, de stratégies et de cadres à l’appui de l’amélioration des processus et de l’apprentissage axé sur la collaboration à l’échelle du secteur.

Au cours de la prochaine année, le CATON collaborera avec 8 à 12 établissements d’enseignement postsecondaire de l’Ontario pour schématiser les processus actuels de transfert d’étudiants, dans le but de déterminer les pratiques communes et distinctes utilisées par chaque établissement (pour de plus amples renseignements, voir le document d’information). Selon l’intérêt exprimé, le nombre d’institutions choisies pour le projet pilote pourrait être modifié.

Joignez-vous à l’initiative d’apprentissage en collaboration MapIT

Les collèges, universités et instituts autochtones qui se joignent à l’initiative d’apprentissage en collaboration MapIT recevront :

  • une formation sur la schématisation des processus;
  • l’aide d’un animateur/consultant externe pour appuyer l’élaboration d’un schéma du processus de transfert de leur établissement;
  • un financement pour appuyer la participation au projet et aux activités du projet;
  • le remboursement de frais de déplacement pour une ou deux rencontres en personne avec les représentants d’autres institutions participantes afin de discuter des pratiques et stratégies actuelles.
     

Admissibilité

  • Les collèges, universités et établissements autochtones de l’Ontario peuvent se joindre à l’initiative.
  • Le CATON souhaite particulièrement créer un groupe diversifié d’établissements d’enseignement postsecondaire dans le cadre de cet apprentissage en collaboration. Aux fins de la sélection des participants, il y aura un effort délibéré d’établir une représentation diversifiée fondée sur le type d’établissement, la taille, la région, les populations desservies, le niveau de participation de l’établissement au transfert, le volume de transferts, etc.  
     

Invitation à participer

  • Veuillez noter que la déclaration d’intérêt pour cette ronde de MapIT est maintenant terminée. Veuillez vous inscrire à notre bulletin électronique ou consultez régulièrement cette page pour les prochaines annonces sur MapIT.
  • Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec : Carolyn Poplak, chef de projet : collaborations et programmes communautaires, cpoplak@oncat.ca; 416 690-6951 x304

Contexte

À un moment dans son parcours universitaire, un étudiant peut décider de quitter son établissement d’enseignement postsecondaire (EEPS) pour un autre. Un tel transfert peut se faire pour diverses raisons, y compris un déménagement dans une autre région, des difficultés personnelles ou financières, un changement de trajectoire professionnelle ou un changement souhaité de programme ou de domaine d’études. Selon une étude récente menée par le Student Mobility Design Lab [voir le Student Mobility Final Report (en anglais seulement)] et appuyée par le CATON, l’expérience étudiante en transfert comporte un certain nombre d’étapes réparties en trois domaines principaux : recherche d’information (réalisation et recherche), préparation (présentation d’une demande, transfert de crédits, acceptation de l’offre) et transfert (adaptation).

Le CATON souhaite documenter l’état actuel des processus de transfert au sein des collèges, des universités et des établissements autochtones financés par l’État en Ontario du point de vue des étudiants.

L’objectif du CATON est de définir l’état actuel du parcours étudiant lors d’un transfert vers un établissement ou d’un établissement donné.  Il peut s’agir de la façon dont les cours ou titres d’études antérieurs sont évalués par l’établissement d’enseignement vers lequel l’étudiant effectue un transfert (l’établissement d’enseignement d’arrivée), de la question de savoir s’il reçoit des équivalences ou des exemptions de cours, et du moment où les étudiants obtiennent les résultats de leur demande de transfert.

Voici les principales questions que la schématisation des processus pourrait aider à cerner :

  • Comment et quand l’étudiant présente-t-il une demande de transfert de crédits?
  • Qui est le premier point de contact de l’étudiant et quel est son rôle dans le processus?
  • Quelle est la durée du processus d’acceptation/de non-acceptation?
  • Quels sont les employés/secteurs concernés?
  • Quels systèmes d’information sont utilisés?
  • Quelles activités sans valeur ajoutée de ce processus pourraient être éliminées?
  • Où sont les goulots d’étranglement?
  • Quels frais, le cas échéant, les étudiants paient-ils?
  • Quels documents les étudiants doivent-ils présenter aux établissements (plan de cours, etc.)?
  • Quels sont les bases de référence et les paramètres permettant de mesurer l’amélioration et la réussite?
     

Résultats du projet

MapIT appuiera l’élaboration d’une ressource exhaustive comportant des processus de transfert documentés à l’intention des EEPS sélectionnés, et qui peuvent être utilisés aux fins suivantes : partager et diffuser les pratiques exemplaires de sorte que les apprentissages peuvent être reproduits et mis en œuvre par d’autres institutions dans l’ensemble du secteur; et contribuer à orienter les mises à jour à venir du site ontransfer.ca.